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Appel d’offres: SERVICES COMPTABLES

Renseignements préliminaires

Les soumissions concernant le présent appel d’offres doivent être présentées avant 18H00, le 4 novembre 2022, en format PDF à l’adresse courriel suivante : francois.bilodeau@lavalinnov.com

Représentant de Laval Innov

Afin d’assurer l’uniformité d’interprétation des documents d’appel d’offres et de faciliter l’échange d’information, Laval Innov désigne la personne suivante pour le représenter : François Bilodeau, dg, francois.bilodeau@lavalinnov.com

Aucun renseignement ne sera donné par téléphone.

Frais de soumission

Le soumissionnaire n’a droit à aucun dédommagement pour les frais encourus pour la préparation de sa soumission.

Contexte

Laval Innov a été créé en 2018. En tant qu’Espace régional d’accélération et de croissance, notre rôle est de soutenir l’innovation des entreprises et partenaires de la région de Laval. Plus précisément, l’équipe de Laval Innov a pour mandat de créer un écosystème d’innovation riche et distinctif pour contribuer au positionnement et rayonnement de Laval et du Québec; d’amener l’écosystème d’innovation de Laval à contribuer de façon optimale et durable à la croissance socioéconomique de la région; et d’animer cet écosystème, par le biais d’événements divers et la conduite de projets structurants en partenariat avec différentes organisations sur le territoire.

Description du mandat

Laval Innov est présentement à la recherche d’une firme comptable intéressée à effectuer la vérification annuelle de ses états financiers pour ses exercices se terminant au 31 mars de chaque année.
Les services que nous souhaitons obtenir sont les suivants :

  • Examen annuel des dossiers de l’Organisme pour les exercices terminant les 31 mars 2023, 2024, 2025 et 2026, incluant l’analyse de certains comptes de bilan et de résultats et les autres procédés jugés nécessaires lors de la préparation du rapport de mission d’audit.
  • Préparation d’un projet d’états financiers et d’états financiers finaux en français.
  • Réponse aux questions éventuelles et demandes de la direction et du Conseil d’Administration de Laval Innov.
  • Préparation et envoi des déclarations de renseignements fédérales (T3010) et provinciales
  • Rencontre annuelle avec la personne responsable de Laval Innov pour la remise des documents nécessaires.

La vérification des états financiers devra être effectuée au plus tard pour les 31 mai 2023, 2024, 2025 et 2026 pour que les états financiers soient présentés pour adoption aux assemblées générales annuelles tenues en juin 2023, 2024, 2025 et 2026, respectivement.

Travaux supplémentaires possibles, à la demande de Laval Innov

  • Coordination et communications avec la personne responsable des opérations comptables au quotidien, pour préparation des documents.
  • Assistance ponctuelle auprès de la personne responsable de Laval Innov, par téléphone ou courriel.


Contenu de l’offre de services

Nous souhaitons recevoir une proposition incluant :

  • Les honoraires totaux prévus (incluant tous les frais et taxes) et ce, pour chaque année couverte par l’appel d’offres.
  • Le nombre d’heures évaluées pour les travaux, par année financière.
  • La présentation de l’équipe assignée au dossier, et les taux horaires respectifs
  • L’expérience de l’équipe, notamment auprès d’organismes à but non lucratif (OBNL) recevant du financement public.
  • Le type de recommandation que vous formulez à vos clients sur la gouvernance, la gestion, les finances et la comptabilité, suite à une vérification.


Critères d’évaluation :

  • Les critères suivants serviront à guider la décision pour identifier la proposition qui sera retenue :
  • L’expérience de l’équipe qui fournira le service
  • La connaissance des OBNL recevant du financement public.
  • Les honoraires.
  • La présence ou non de la firme comptable sur le territoire lavallois.


Processus d’appel d’offres

Après la date limite de présentation des soumissions, la personne représentant Laval Innov examinera celles qui lui auront été envoyées, et coordonnera le processus de décision avec le comité des finances de Laval Innov. Si un fournisseur de services est choisi, son offre sera soumise pour approbation au Conseil d’administration (CA) de Laval Innov. Si le CA approuve l’offre, la firme sera invitée à signer un contrat avec Laval Innov.

Disposition

Acceptation des propositions :

Laval Innov pourra accepter l’une des propositions présentées, ou pourra rejeter n’importe laquelle ou la totalité des propositions.

Laval Innov se garde la possibilité d’ajouter des étapes éliminatoires au processus dans l’éventualité où deux soumissions seraient équivalentes.

Bien que Laval Innov puisse conclure une entente sans négociation, il se réserve le droit de négocier un marché avec le soumissionnaire retenu.

Les soumissionnaires n’ayant pas été retenu seront avisés de la décision par courriel.

Taxes de vente

Le prix proposé pour les services (prix de la proposition) doit comprendre la taxe sur les produits et services (TPS), et la taxe de vente du Québec (TVQ). Toutes les sommes prélevées au titre de la TPS ou de la TVQ seront indiquées distinctement sur les factures.

Propositions présentées en retard

Les propositions reçues à Laval Innov après la date et l’heure fixées pour la clôture de l’appel d’offres ne seront pas étudiées. Informations supplémentaires

Information disponible sur demande pour les États financiers 2020-2021 et 2021-2022

Veuillez prendre en note que la tenue des registres comptables est effectuée sur le logiciel SAGE, simple comptable.



Équipe LAVAL INNOV

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