Appel aux soumissions : Production et gestion événementielle – Forum IN! 2024

Mandat

Accompagner l’équipe de Laval Innov dans la réalisation de la 3e édition de son événement phare, Forum IN!

Forum IN!, se veut le rendez-vous annuel en innovation pour les entreprises et entrepreneur.e.s du territoire. Par son contenu engageant et stimulant, l’événement vise à inspirer les gens d’affaires de la région tout en leur donnant des outils concrets pour les aider dans leurs projets d’innovation.

De concert avec le responsable du projet à Laval Innov et selon la répartition des tâches convenue entre les parties, la firme ou le/la coordonnateur.rice événementiel.le aura à :

  • Élaborer un concept général pour l’événement, et ce, en continuité avec la signature événementielle développée lors des deux précédentes éditions;
  • Recommander et assurer la gestion des principaux fournisseurs événementiels (salle, audiovisuel, mobilier, etc.);
  • Collaborer à la définition de la programmation et du parcours du participant pour l’événement (volet expérientiel et immersif);
  • Définir un calendrier de réalisation et s’assurer de son déploiement en tout respect des livrables;
  • Assurer la gestion du budget événementiel;
  • Assurer une présence terrain lors de l’événement ainsi que lors des activités de montage et démontage.

Requérant : Laval Innov

Fin du dépôt des soumissions : 23 juin 2023

Contexte

Laval Innov (aussi connu sous le nom de Pôle régional d’innovation de Laval [PRIL]), est un OBNL fondé en 2018 et qui a pour mission de catalyser et de soutenir le développement de l’innovation dans l’écosystème lavallois. Sa vision est de propulser Laval comme chef de file en innovation durable au Québec.

Dans sa volonté d’encourager les entreprises du territoire à innover, l’équipe de Laval Innov a réalisé, en mars 2022, la première édition de l’événement Forum IN! Fort de son succès, Laval Innov a répété l’expérience au printemps 2023 dans une formule bonifiée et plus diversifiée.

Pour 2024, Laval Innov cherche à reconduire le succès de ses deux premières éditions et à réaffirmer son positionnement comme promoteur de l’innovation d’impact à Laval. Tout en s’assurant de demeurer concret et pertinent auprès de son public cible, les entreprises et entrepreneurs du territoire, Forum IN! doit innover, dans sa formule et faire rêver par son audace ainsi que son contenu et ses intervenants d’envergure.

Le mandat proposé vise à accompagner et conseiller, à chacune des grandes étapes de conception et de réalisation, l’équipe du bureau de projet de Laval Innov, afin de produire un événement toujours plus innovant et engageant.

Échéancier 

Appel à soumission du 5 au 23 juin 2023

Choix du soumissionnaire : début juillet 2023

Début du mandat (date souhaitée) : septembre 2023 ou date convenue entre les parties en fonction du calendrier de déploiement;

Livrables (événement) : 15 février 2024 (une journée événementielle : environ 8h à 16h)

Suivi du mandat

Laval Innov, notamment l’équipe du bureau de projet, participera activement à la réalisation du mandat. Laval Innov pourrait prendre sous sa responsabilité, la recherche et le choix des intervenants à l’événement, les communication-marketing ainsi que la gestion de la billetterie. La répartition précise des tâches entre les parties pourra être définie ultérieurement et selon les champs de compétences de chacun.

Nous priorisons grandement la collaboration et le travail itératif auprès de la firme afin de valider les étapes et travailler de manière incrémentale. Veuillez nous soumettre un calendrier de réalisation.

Critères de sélection de la firme ou du coordonnateur.rice événementiel.le

  1. Capacité à démontrer une compréhension du mandat et des livrables clairs;
  2. Qualité de la réputation de la firme/coordonnateur.rice événementiel.le (créativité, inventivité, réseau, etc.);
  3. Qualité (expérience pertinente) de l’équipe qui sera affectée à ce mandat;
  4. Processus de gestion de la firme en termes de contrôle de la qualité (respect des échéancier, livrables, outils de suivi privilégiés, etc.);
  5. Qualité de la communication;
  6. Coût, en fonction de la démarche et des livrables proposés.

Nous répondrons à toutes les questions envoyées par courriel à francois.morin@lavalinnov.com, et ce, jusqu’au 19 juin 2023. Un document contenant ces questions, ainsi que nos réponses, sera envoyé à toutes les firmes ou coordonnateur.rice événementiel.le qui auront témoigné leur intérêt (par courriel, voir plus haut) à répondre à cet appel de soumission.Laval Innov ne s’engage à accepter ni la plus basse ni aucune des soumissions reçues et n’assume aucune obligation de quelque nature que ce soit envers le ou les soumissionnaires.

Laval, 1er juin 2023
François Morin
Chargé de projet
Laval Innov

Équipe LAVAL INNOV

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